A. SURAT MENYURAT
1. SURAT
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
2. FUNGSI SURAT
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat
komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
- Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
- Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
- Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
- Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
- Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
3. SYARAT PENULISAN SURAT YANG BAIK
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan
baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang
benar, yaitu :
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan suratbenar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi
surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban
secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia
yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai
pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Harus efektif, wajar, logis, hemat kata, cermat
dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan
simpatik.
- Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
- Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
- Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
- Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
- Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
- Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
- Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
4. BAHASA SURAT
A. PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM SURAT
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji
kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-katagimana, ngapain, kenapa,
entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan
kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa, nanti, memberi,
membuat.
B. KATA YANG LAZIM
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam
bahasa Indonesia.
Contoh : 1. Masukan bukan input 2. Peringkat bukan rangking
C. KATA YANG CERMAT
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan,
menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama.
Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai
dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
D. UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap
dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau
dipertukarkan.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain :
sesuai dengan bertemu dengan
terbuat dari luput dari
E. UNGKAPAN YANG BERSINONIM
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti
sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh : sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)
5. BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan
kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala
surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat,
kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian
surat yang pertama ini berisi:
- Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
- Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri
ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan
surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat
sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat
bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian
surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga,
instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap
surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor
urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
Penomoran surat tersebut berfungsi untuk :
- Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
- Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
- Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
- Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka
bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau
perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi
surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat,
yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis
di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini,
hal-hal tersebut adalah sebagai berikut :
- Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
- Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
- Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
- Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang
berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf
kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi Surat
- Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi
sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di
alenia isi.
- Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan
disampaikan.
- Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima
kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang
biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".
Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf
kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan. Setelah
salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan
pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
12. Bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format
atau bentuk surat.
Contoh Surat Resmi :
B. CURRICULUM VITAE (CV)
A. Pengertian Curriculum Vitae (CV)
Curriculum vitae adalah deskripsi tertulis tentang
pengalaman kerja, latar belakang pendidikan, dan keterampilan.
B. Manfaat Curiculum Vitae
Manfaat curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi
diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca, memeriksa, mengetahui dan menelaah setiap orang dari
informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang
melalui kegiatan-kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan
berorganisasi.
C. Susunan curriculum Vitae
- Data Pribadi
Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon, dan identitas pribadi lainnya. - Pendidikan
Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan Paling Dasar), SD, SMP, SMA, dan sampai perguruan tinggi (Pendidikan Terakhir). - Pengalaman Kerja
Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat ooleh perekut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang. - Skill Yang Dimiliki
Seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif. - Training Yang Pernah Diikuti
Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk member gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki. - Prestasi
Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan prestasi sebagai ndividu sekaligus pencapaian di bidang tertentu - Kegiatan Ekstrakurikuler/ Kemasyarakatan
Selain hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan dimasyarakat ini akan menunjukan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan
D. Isi Vitae
- Menggunakan kertas putih polos untuk CV
Profesional
Kertas putih polos terkesan formal, bersih, nyaman dibaca, sederhana dan menyiratkan niat suci untuk untuk bekerja. - Tampilan yang rapi dan indah (estetik) CV
Profesional
Kerapian dapat mempermudah perekrut memahami CV. Rapikan format susunan baris, kolom dan tabel sehingga terkesan rapi dan menarik.Kerapian dapat menggambarkan seseorang yang tertib, teratur, sistematis juga kemampuan bekerja-sama dengan orang lain. - Jenis huruf (font) CV Profesional
Secara umum dalam CV hanya menggunakan satu jenis huruf pada Judul. Ukuran huruf pada isi CV umumnya 11pt atau 12pt. - Tata bahasa, tanda baca dan ejaan CV
Profesional
Gunakan tata bahasa formal dan gunakan kalimat efektif dalam penulisan CV untuk memudahkan perekrut memahami isi CV. Perhatikan juga ejaan pada CV apakah sesuai dengan EYD begitu pula jika menulis CV dalam format Bahasa Inggris. - Eksplisit
Gunakanlah penulisan kalimat dengan jelas dan detail sehingga perekrut dapat menginterprestasikan kalimat dalam CV tanpa ambigu. - Isi CV (Curriculum Vitae) Profesional
Isi CV (Curriculum Vitae) yang dapat ditulis antara lain :
- Identitas diri (Nama lengkap dengan gelar, Tempat tanggal lahir, Alamat lengkap, Nomor telepon, Alamat email/situs jika ada, Hobi, Tinggi/Berat badan jika diperlukan).
- Riwayat pendidikan (Nama Sekolah, Tahun lulus, Jurusan, Nilai, Kota Lokasi, Pendidikan Formal dan Non-Formal).
- Pengalaman kerja (Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan, Bidang Usaha, Posisi Pekerjaan, Tugas Pekerjaan, Prestasi Pekerjaan dan Lama Anda Bekerja).
- Pengalaman organisasi.
- Prestasi/penghargaan.
- Karya.
- Referensi kerja (bila ada).
- Konsistensi karir (bila posisi awal Anda bekerja adalah di bidang keuangan sehingga Anda berpindah perusahaan tetap memilih profesi di bidang keuangan).
Sumber Didapat :
